Jak wyznaczać priorytety? Macierz Eisenhowera

Jak zarządzać sobą w czasie, aby nie czuć zagubienia wśród wielu spraw? W jaki sposób odróżnić to, co ważne od tego, co pilne? Które zadania wpływają na wzrost efektywności osobistej? Za pomocą tego artykułu poznasz matrycę priorytetów i dowiesz się, jak z niej korzystać na 100%. 

Macierz Eisnehowera jest popularnym narzędziem, ale nie w pełni wykorzystywanym. (Fot. Paico Oficial źródło: Unsplash)

O matrycy priorytetów

Dwight Eisenhower, dowódca amerykańskiego wojska, 34. prezydent Stanów Zjednoczonych, słynący z zarządzania nie tylko armią, ale i sobą w czasie, aby zaplanować swój dzień, narysował macierz, nadając zadaniom priorytety. Do tego narzędzia odniósł się Stephen Covey w bestselerowej książce pt. „7 nawyków skutecznego działania”. Zostało ono zobrazowane poniżej.  

Macierz Eisenhowera zwana matrycą zarządzania czasem, źródło: Stephen Covey, 7 nawyków skutecznego działania, Poznań 2012, s. 152.

Powyższa macierz różnicuje zadania pod względem 2 kategorii: ważności, czyli znaczenia oraz pilności, a więc uzależnienia od czasu. Składa się z 4 części:

• Ćwiartka I - obejmująca aktywności pilne i ważne, naglące, angażujące uwagę, dotyczące reagowania na sytuacje kryzysowe i opatrzone datą realizacji. To pożary, przez które możemy mieć problem ze zmrużeniem oka, powodują napięcie i zmęczenie. 
• Ćwiartka II - zadania niepilne lecz ważne, dotyczące: budowania związków międzyludzkich, planowania i działań prewencyjnych, szukania nowych możliwości. Za nimi kryją się pozytywne emocje. Prawdziwe "chcę" to słowo-klucz. 
• Ćwiartka III - działania nieważne i pilne, takie jak: część korespondencji i spotkań, niektóre rozmowy telefoniczne, popularne aktywności. To zadania ważne dla innych osób, ale nie dla nas, iluzje i powinności.
• Ćwiartka IV - śmietnik. Znajdują się w niej sprawy nieważne i niepilne, czyli pożeracze czasu oraz przyjemności. Są to działania należące do tych, które należy przejrzeć i wybrać te do pominięcia lub wyeliminowania.

Zadania ważne i pilne bywają postrzegane jako najistotniejsze dla utrzymania wysokiej efektywności. W rzeczywistości nie mają przełożenia na jej poziom, ponieważ wynikają z potrzeby chwili, wymagają wyłącznie szybkiego wykonania, za nimi należy nadążać. Aktywności niepilne i ważne najbardziej wpływają na produktywność, związane są z realizacją celów długoterminowych. To nad nimi musimy pracować, ponieważ z czasem mogą zamienić się w pilne i ważne. 

Jak zastosować macierz?

W skorzystaniu z tego narzędzia pomaga wykonanie listy zadań. Oto przykład:

• wykonać zlecone badania lekarskie,
• sporządzić raport dla przełożonego,
• wezwać fachowca do naprawy pralki, 
• zaplanować domowy budżet,
• złożyć pracę dyplomową do poniedziałku, 
• znaleźć nowe przedszkole dla syna,
• zorganizować urodziny, 
• kupić nowy płaszcz, 
• opłacić rachunki.

Następnie, należy narysować tabelę, taką jak na poniższym rysunku i wpisać aktywności w odpowiednie ćwiartki. 

Przykład zastosowania matrycy zarządzania czasem. Źródło: opracowanie własne.

W perspektywie długoterminowej korzystanie z wyżej opisanego narzędzia przynosi, między innymi: wzrost efektywności, ograniczenie stresujących sytuacji oraz satysfakcję, dzięki koncentrowaniu swojej energii na tym, co ma największe znaczenie.

Źródła:

• Stephen Covey, 7 nawyków skutecznego działania, REBIS, Poznań 2012.
• Mike Clayton, Zarządzanie czasem: Jak efektywnie planować i realizować zadania, Samo Sedno, Warszawa 2011.